É obrigatório! O eSocial já realidade nas grandes empresas que aderiram em janeiro deste ano ao programa, após passarem todo o ano passado adequando os seus sistemas. A novidade é que agora, a partir do mês de julho, todas as empresas de pequeno e médio porte vão ter que aderir. Já está tudo preparado na sua empresa?
Marcianita Lopata, diretora de RH da Ewave, explica que com relação ao cumprimento da forma exata dentro dos prazos da lei, muita coisa vai mudar: "É bem comum acontecer dentro dos RHs um funcionário começar no mesmo dia em que fez o exame médico. No eSocial isso já não é permitido. Vai ter que fazer o exame previamente e a clínica precisa enviar previamente esta avaliação para o link certo e então cruzar as informações para a contratação ser autorizada."
As empresas estão trabalhando muito forte na busca de todos os dados dos seus funcionários, alguns até que nem eram tão importantes até então mas que agora são fundamentais como, por exemplo, o CPF dos filhos de cada colaborador:
"Nunca foi uma informação obrigatória e muitas empresas precisaram fazer campanhas dentro de seu quadro funcionários para eles fizessem o CPF de seus filhos." lembra Marcianita.
O que as médias e pequenas empresas vão precisar ter a partir de agora?
Antes de mais nada o cadastro dos funcionários precisará estar 100% regularizado e preenchido dentro das regras do eSocial. Marcianita entende que nesta altura do campeonato, todas estas empresas já deveriam ter estudado e feito os testes e as validações dos links para verificar se está tudo funcionando e as informações coerentes: "Se antes eu tinha um dado errado como um número de PIS divergente ou CPF com erro não havia problema nenhum na folha de pagamento. A partir de agora não vai rodar mais."
Outro detalhe importante é que as empresas terão que trabalhar em conjunto com a clínica responsável pelos programas de admissão com o PPRA e o PCMSO para que tudo esteja funcionando e os prazos atendidos.
Empresas poderão ser multadas
Em um primeiro momento, o eSocial faz esta validação e pode travar qualquer pedido irregular, impedindo que seja finalizada uma folha de pagamento, alguma férias ou mesmo contratação, mas em um segundo momento o sistema vai começar a multar as empresas pelos erros e inconsistências: Estamos entrando em um período obrigatório, mas ainda como teste. Estimamos que em torno de seis meses de adaptação antes de ter as penalidades."
Adaptação de sistemas
Os sistemas em geral estão se adaptando de maneira básica, mas as empresas em geral estão contratando uma customização mais avançada - inclusive com terceirização deste trabalho para otimizando do sistema e atualização de cadastro de funcionários. Uma empresa com muitos funcionários só consegue atualizar todos os dados com o auxílio da tecnologia:
"A Ewave, por exemplo, fornece mão de obra tanto com consultoria com relação às regras, adaptação de cargos e salários, adaptação de sistemas e profissionais de TI para validar o sistema." completa Marcianita.
