Gestão de Contas a Pagar ."Na economia não existe almoço de graça"

Da mesma forma que na economia "não existe almoço de graça" (), não existe prazo de pagamento sem juros.

Gestão de Capital de Giro - Contas a Pagar

No Brasil, em função de nossa memória inflacionária e da elevada taxa de juros real, a gestão de capital de giro torna-se ainda mais relevante. Para você que se esqueceu, o capital de giro é o valor investido nos ativos circulantes (Caixa, Contas a Receber e Estoques) e o capital de giro líquido é o capital de giro, deduzido do valor de contas a pagar (maior componente do passivo circulante)

O contas a pagar, fruto do prazo de pagamento dado por fornecedores, governo e até pelos funcionários é o valor que reduz o investimento necessário para o capital de giro.

Independente do segmento de negócio, seja indústria, serviços ou comércio, você tem fornecedores e esses fornecedores podem receber a vista ou a prazo, o que no caso forma seu "Contas a Pagar".

Não existe almoço de graça...

Quanto maior o valor e o prazo da compra, maior será seu "contas a pagar" e conseqüentemente menor o investimento no capital de giro. Alguns colegas menos prudentes costumam afirmar que o "contas a pagar" representa uma fonte de financiamento não onerosa, isto é, sem juros. Isso pode ser verdade para os impostos e salários e encargos, mas raramente é verdadeiro no que diz respeito aos fornecedores, principalmente no Brasil, onde as taxas de juros são pra lá de salgadas.

Como você gestor já sabe, o dinheiro tem valor no tempo e assim, se alguém lhe oferece um produto por $100, para pagamento em 30 dias e diz que não está cobrando juros ,ele está no mínimo equivocado. A não ser que a empresa seja um banco ou um gestor de cartões de crédito, onde os principais recursos financeiros estão no contas a pagar. E normalmente sem ônus.

Para gerir com inteligência seu contas a pagar você deve exigir um desconto para pagamento a vista e só depois que obter essa condição de preço é que você deve decidir se quer financiar a compra através do crédito de seu fornecedor (também chamado de crédito mercantil) ou pagar mesmo a vista, utilizando outra fonte de financiamento disponível, se possível a um custo menor.

Na verdade, o bom comprador discute o preço à exaustão e só depois que obteve o menor preço e o fornecedor já estiver "nocauteado", é que se pergunta: E agora, quanto você vai me dar de prazo?

A opção de financiamento vai depender da disponibilidade e dos custos das alternativas de crédito. Lembre-se que ao se financiar com o fornecedor por um mês a uma taxa de 2% ao mês, por exemplo, você vai pagar ICMS, IPI, PIS/COFINS (+/- 35%) sobre o valor da mercadoria ($100) e sobre os 2% adicionais de juros, ao passo que se você pagar á vista, e se financiar com o banco, só vai pagar de imposto o IOF (+/- 1,9% a.a) sobre o valor do empréstimo de $100. É preciso fazer contas, vamos a elas.

Descontos por pagamento antecipado - Use sempre

Alguns fornecedores ainda oferecem condições de crédito em que há um desconto para pagamento num determinado prazo e a perda desse desconto para pagamento num prazo maior. Podemos dizer que há um período de crédito gratuito e um período de crédito oneroso.

A regra então é sempre utilizar o período de crédito gratuito e só utilizar o período de credito oneroso após calcular o custo desse financiamento e comparar com outras alternativas. Por exemplo, se seu fornecedor "bonzinho" te vende um produto a $100 e diz que você tem 2% de desconto para pagamento em até 10 dias e nada de desconto para pagamento em 30 dias, a taxa de juros que ele estará te cobrando será:

a- Na verdade o preço líquido para pagamento em dez dias é $98 (2% desconto sobre $100)

b- Se quiser se financiar por mais de 20 dias, vai pagar então $100 = $98 + $2 de juros

c- Calculando-se o custo efetivo anual de juros, temos:

i.  2 % de desconto           (Elevado) a                        360
(100- % de desconto)                         (Dias de Fat. (-) Período de desconto)

ii. 2% = 2,04%
  98%

iii. Prazo de financiamento 20 dias. Para se achar o custo anual temos que elevar a 360/20 ou seja, 18

iv. Assim temos, taxa efetiva anual = (1+0,024)^( elevado) a 18

v. 43,9% ao ano

Agora é só comparar os 43,9% ao ano, oriundos daqueles 2% a mais por 20 dias, com outras alternativas de financiamento disponíveis no mercado. Só para exemplificar, hoje um empréstimo de capital de giro custa em média 22% ao ano para empresas médias.

Prevenindo erros, atrasos, pagamentos em duplicidade e até fraudes

A falta de sistemas integrados de informação, a não familiaridade dos funcionários do contas a pagar com os processos e fornecedores, acabam muitas vezes por ocasionar erros, pagamentos com atraso e multas, além de pagamentos em duplicidade do mesmo título e até a ocorrência de fraudes.

Uma forma bem simples que não requer sistemas sofisticados de informação e tampouco uma estrutura de controle muito sofisticada é o chamado sistema de checagem de três pontos, que os "gringos" apelidaram de "3 three way match".

O objetivo deste método é evitar a ocorrência de erros, pagamentos em duplicidade e fraudes.

Os três documentos:

Consiste em se comparar 3 documentos que necessariamente devem estar presentes no processo e emitidos com a adequada segregação de funções (quem compra não recebe, e quem recebe não paga):

- Pedido de Compra;

- Relatório de Recebimento;

- Titulo/ duplicata a pagar.

Comparação dos documentos:

Consiste na comparação dos três documentos em termos de quantidade, preço unitário, prazos e especificações. O que solicitamos efetivamente foi aquilo que recebemos e é aquilo que estão nos cobrando?

Após a comparação e a confirmação de que todos os itens acima "conferem", a duplicata poderá seguir o fluxo para pagamento.

Eficiência

Para que o processo de contas a pagar seja eficiente e eficaz recomendamos:

Estabeleça prazos mínimos de pagamento, isto é, nada pode ser pago com menos de 5 dias úteis entre a entrada da nota fiscal e o pagamento, evitando correrias e erros daí decorrentes.Estabeleça dias específicos para pagamento, (uma vez por semana, por quinzena) pois isto disciplina, melhora o processo e você ganha alguns dias, desde que não cobrem mais por isso.Prazos negociados com fornecedores devem contar a partir da entrega da mercadoria, ou se isso for impossível, adicione o lead-time (prazo de entrega) ao prazo negociado e caso a mercadoria leve mais tempo pra chegar que o combinado, acrescente ao prazo de pagamento.Nas compras em que há crédito de ICMS, IPI, PIS/COFINS, procure fazer com que a mercadoria e conseqüentemente o crédito entre no final do mês, para que o aproveitamento do crédito ocorra imediatamente, diminuindoo valor do pagamento desses impostos no mês vindouro.

É isso amigo gestor, fale com seu gestor de compras e discuta essas idéias e faça com que ele incorpore as variáveis financeiras e de gestão de giro em seu modelo de decisão de compras.

() frase atribuída á Milton Friedman – Nobel de Economia em 1976