Você realmente precisa de uma reunião?

Muitos e-mails e telefonemas? Pasmem, mas esses não são os principais motivos responsáveis pela perda de tempo no trabalho. O agendamento excessivo de reuniões improdutivas está no top 5 das razões que acarretam a ineficiência da gestão do tempo de executivos.

Segundo Elizabeth Grace Saunders em artigo escrito para a Harverd Business Review, o simples ato de agendar uma reunião quando algum assunto é levado em pauta não resolve muita coisa. Uma solução simples apresentada por Saunders para decidir sobre a participação nessas situações é seguir uma “árvore de decisões” com respostas simples (sim ou não) em questões fundamentalmente básicas antes de qualquer encontro de negócios.

Nessa árvore, algumas perguntas devem ser respondidas de forma incompleta, ou seja, a falta de alguma informação relevante para o andamento do processo e sua complexidade devem sinalizar a necessidade de uma reunião. Um exemplo é a resposta para a pergunta “Eu tenho conhecimento total da situação?” for negativa. Neste caso, sim, é importante agendar uma reunião com as pessoas certas para alinhar o projeto, responsabilidades e prazos. No mais, dificilmente a reunião será realmente necessária.

Se o projeto precisar apenas de uma informação externa ou cobrança de determinada variável, eventualmente uma conversa rápida com as pessoas-chave ou o envio de um e-mail direto ao ponto com a dúvida que esta atravancando o plano já será suficiente. A definição clara e realista de prazos para as atividades também pode auxiliar nesta tomada de decisão.

Ser honesto é a chave

Saiba dizer não (e justificar a sua decisão) quando uma agenda excessiva de reuniões for sugerida, afinal, você também precisa de tempo pra executar outras tarefas de forma produtiva. Mas também não é para sair recusando invites, ok? Mas antes de aceitar vale conferir os passos anteriores e verificar se a reunião é realmente a melhor saída. E se não for, que tal compartilhar esse artigo? Bons negócios!