Você sabe usar bem o seu tempo no trabalho?

Usar bem o tempo dedicado ao trabalho é importante em qualquer profissão. Para empreendedores, que definem as próprias tarefas, metas e prioridades, esse fator é ainda mais relevante e pode definir o sucesso do negócio.

Vários estudiosos já se debruçaram sobre esse tema, buscando entender os segredos de uma boa gestão do tempo e seus impactos nos negócios. Uma constatação famosa é a de que, na produtividade individual de um empreendedor, também se aplica o chamado Princípio de Pareto.

O nome é uma homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que no final do século 19 formulou a tese de que, em geral, 80% das consequências são produzidas por 20% das causas. Aplicada à rotina de um empreendedor, significa dizer que 20% das suas tarefas são as que realmente determinam os resultados da empresa. Mas, como ter espaço na agenda para dar a devida atenção a elas? É aí que entram as boas práticas de gestão de tempo.

Uma metodologia consagrada de organização do trabalho é a chamada Matriz de Eisenhower. Ela foi elaborada pelo consultor americano Stephen Covey, autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, e seu nome é uma homenagem ao ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower, reconhecido por sua elevada produtividade.

A Matriz situa os problemas e tarefas a resolver em quatro quadrantes, de acordo com o seu grau de urgência (eixo horizontal) e importância (vertical). E estabelece o que fazer em relação a cada um desses grupos. Veja no quadro:

(Foto: Arte G.Lab) — Foto: PEGN

Organizar suas tarefas na agenda

Outra recomendação de especialistas em gestão de tempo é listar todos os trabalhos que precisam ser feitos e organizá-los em uma agenda. Segundo a consultora Juliana Segallio, do Sebrae-SP, não importa muito o formato da agenda. “Pode ser um caderno, um quadro na parede, um arquivo de Excel, a agenda do computador ou celular, um aplicativo. O que for mais prático e confortável para a pessoa”, ela diz.

A organização consiste, em primeiro, listar as tarefas previsíveis: as diárias, as semanais, as mensais, as periódicas. Depois, colocá-las na agenda, conforme a sua periodicidade. Então, a cada dia, realizar as tarefas programadas ou realocar as que não puderam ser feitas em uma nova data.

Ao surgirem novas rotinas ou imprevistos, os trabalhos necessários para resolvê-los devem ser incluídos rapidamente na agenda. “Esse hábito simples tem um grande impacto no aumento da produtividade”, garante Juliana.

Separar o pessoal do profissional

Foi-se o tempo em que as pessoas saíam de casa pela manhã, passavam o dia no trabalho e só recebiam chamadas de casa em situações de emergência. Com as novas tecnologias de comunicação e, mais recentemente, a adoção do home office em larga escala, a fronteira entre tempo dedicado ao trabalho e à vida pessoal ficou um tanto nebulosa.

“Não tem mais como separar totalmente esses dois lados da vida”, reconhece a consultora do Sebrae. “Mas é preciso impor limites.” Juliana recomenda desativar notificações do celular e definir alguns horários do dia para resolver questões pessoais ou se dedicar a atividades que não agregam valor ao negócio, como acessar as redes sociais, ler notícias ou navegar pela internet.

Fazer o que gosta, mas também o que precisa

Segundo a consultora do Sebrae, muitos empreendedores dedicam tempo demais a tarefas operacionais que gostam de executar, e então alegam falta de tempo para realizar atividades importantes, mas menos interessantes. “Costumo dizer que uma empresa não pode ser um hobby com custo”, conta Juliana. Para crescer, ela explica, é preciso aprender a delegar o operacional e focar mais no estratégico.

Tecnologias que ajudam

Entusiastas de tecnologia contam com vários aplicativos que ajudam a organizar a rotina de trabalho, fazer a gestão de projetos e administrar o tempo. A maioria tem versões para celular e desktop. Alguns exemplos:

(Foto: Arte G.Lab) — Foto: PEGN