Despesas que as empresas precisam ficar atentas na retomada dos escritórios físicos

Segundo dados do IBGE, o brasileiro já está retornando ao escritório. Cerca de 800 mil pessoas voltaram a trabalhar de forma presencial com a flexibilização em alguns estados. Uma pesquisa feita pela KPGM, com 1.124 empresários, também mostra essa evolução. Segundo eles, os entrevistados acreditam que a volta ao trabalho totalmente presencial vai ocorrer ainda em 2021.

De acordo com alguns estudos, a preferência dos funcionários é que sejam adotados sistemas híbridos pós pandemia, pois a maioria deles não querem ficar 100% em modelo remoto. Porém, é difícil generalizar como será feita essa retomada, uma vez que dependerá muito do perfil da empresa e de suas necessidades.

Diante desse cenário, é essencial entender com quais despesas as empresas devem se preocupar neste momento. Para exemplificar, o VExpenses, plataforma ‌que‌ ‌automatiza‌ ‌a‌ ‌gestão‌ ‌de‌ ‌despesas‌ corporativas, preparou algumas dicas que ajudarão as companhias.

Despesas convencionais de manutenção do escritório

As despesas que necessitam de reembolso precisarão estar na mira dos gestores financeiros, principalmente de empresas que possuem times externos.

Com a volta à normalidade, os deslocamentos tendem a aumentar e com isso o processo de prestação de contas dos colaboradores deve funcionar corretamente para conseguir fazer esse controle. É importante ressaltar, ainda, que a prestação de contas é fundamental para a gestão de despesas e não pode ser negligenciada, independente de a empresa ser adepta ao reembolso, adiantamento ou cartão corporativo.

Despesas por km rodado

Uma das despesas que vai chamar a atenção nesse começo de retomada é o valor gasto por km rodado.

É preferível contar com soluções que utilizem a marcação por GPS e realizem o cálculo do valor da despesa automaticamente, levando em consideração a política de reembolso de quilometragem da empresa.

Despesas de locação de espaços

Com a volta da economia em um nível pré-pandemia, é possível esperar um aumento nos valores de locações de imóveis, principalmente comerciais.

Os gestores vão precisar colocar na balança os custos da manutenção de um escritório contra os gastos que terão com um possível sistema de teletrabalho ou o uso de coworking, antes de procurar um novo local. Afinal, apesar de o modelo de trabalho remoto parecer mais econômico para as empresas, é preciso fazer as contas, pois a manutenção do espaço, ainda assim, possui um custo.

Diferente do trabalho convencional, o remoto faz com que a companhia consiga economizar com as contas fixas de aluguel, vale transporte, e em algumas variáveis como a conta de luz, internet e água do escritório. Porém, é preciso considerar os gastos que aparecem no sistema home office, que inclui as despesas extraordinárias com internet e energia dos colaboradores, e os custos com a estrutura, como fornecimento de notebook, headset, cadeira e outros equipamentos.

Diante desses insights, é possível afirmar que tudo isso precisa ser muito bem controlado para não representar um gargalo financeiro para a companhia. Para isso, é fundamental contar com um processo de prestação de contas de funcionários bem planejado e eficiente, pautado nas políticas de despesas, que não deixe brechas para ocorrências de irregularidades e até mesmo fraudes.